Tapasztalatból írom, hogy minden esküvő lényegi megszervezése az esküvői helyszín kiválasztásával és lefoglalásával kezdődik. A startpisztoly ekkor dörren el úgy igazából, és az esküvő helyszín kiválasztásával kezdetét veszi egy hosszú szervezési időszak, amely a házasság előtti időszakotok utolsó nagy erőpróbája lesz. Nem lesz könnyű dolgotok, mert ugyan rengeteg rendezvényhelyszín, illetve esküvő lebonyolítására szakosodott vendéglátóhely kezdte meg a működését az elmúlt időszakban, de csak kevés hely tud közülük igazi kerek és profi szolgáltatást nyújtani. A legjobb esküvői helyszínek nagyon drágák, és még így is hamar betelik a naptárjuk, a kevésbé jobbak, illetve a kifejezetten rosszak szintén drágák, de az intő jelek ellenére mégis sokan lefoglalják őket, így összességében elmondható, hogy az esküvői helyszínek megszerzéséért komoly verseny folyik, sok esetben az ő foglaltságukhoz van kötve maga az esküvő napja is. Az alábbiakban néhány támpontot szeretnék adni az esküvői helyszín kiválasztásához, biztos vagyok benne, hogy néhány neked is kifejezetten hasznos lesz.
Foglald le időben a hőn áhított esküvői helyszínt
Ha van olyan esküvői helyszín, amelyet kifejezetten szeretnél lefoglalni, mert mondjuk ajánlották neked, vagy civilként jó tapasztalatod volt velük, esetleg más esküvőjén vendégként nagyon jól érezted ott magad, akkor az a legjobb, ha a lehető leghamarabb lefoglalod őket. A lehető leghamarabb alatt bőven egy naptári éven túli időszakot értek, és ezt nagyon komolyan gondolom. Megint csak tapasztalatból írom, hogy naptári éven belül, főleg esküvői főszezonban gyakorlatilag lehetetlen jó esküvői helyszínt lefoglalni. Ha biztosra akarsz menni, és valóban jó helyszínt szeretnél megfogni, akkor legalább másfél-két évvel az esküvő tervezett dátuma előtt érdemes foglalni.
Szervezd esküvői szezonon kívülre, esetleg szombattól eltérő napra az esküvődet
Ha bármilyen okból mondjuk csak naptári éven belül tudtad elkezdeni megszervezni az esküvőtöket, esetleg naptári éven túl is foglalt a kiszemelt esküvői helyszín, akkor megfontolandó lehetőség lehet, hogy esküvői szezonon kívülre, esetleg szombattól eltérő napra szervezd az esküvőtöket. Ezekben az időszakokban ugyanis még a legfelkapottabb esküvői helyszíneknek is van hely a naptárjában, így készséggel fognak állni a rendelkezésetekre. Mielőtt azonban erre a lépésre szánod el magad, érdemes felmérni az esetleges hátrányait a szokásostól eltérő időszakra szervezett esküvőnek: gondold végig, hogy okoz-e bárkinek gondot mondjuk egy hétköznapi esküvő, nem csökkenti-e a részvételi hajlandóságot mondjuk egy kora tavaszi lagzi.
Csak az esküvői helyszín lefoglalása után foglald le a többi esküvői szolgáltatót
Mi esküvői fotósok szeretjük azt hinni, hogy mi vagyunk a legfontosabb esküvői szolgáltatók, pedig a foglalás nehézsége szempontjából az esküvői helyszínek torony magasan vezetik a fontossági sorrendet. Ebből az következik, hogyha az esküvői helyszín előtt lefoglalsz egy-egy esküvői szolgáltatót, ezzel eldöntve az esküvőtök dátumát, akkor azzal nagyon könnyen meg tudod kötni a saját kezed az esküvői helyszín foglalását illetően, és kénytelen leszel akár súlyos kompromisszumokat is megkötni. Éppen ezért bármennyire is a saját magunk felé húz a szívem, azt tanácsolom, hogy először az esküvői helyszínt foglald le, és utána jöjjön a többi esküvői szolgáltató, közöttük természetesen elsőként az esküvői fotós.
Foglalás előtt vizsgáld meg az esküvői helyszín adottságait
Főszabályként azt tanácsolom, hogy olyan esküvői helyszínt válasszatok, amely az igényeitekhez szabva a lehető legkomplexszebb szolgáltatást tudja nyújtani nektek. Minél több szolgáltatást tud az esküvői helyszín átvállalni, annál kényelmesebb lesz a szervezés, illetve a legtöbb esetben annál összeszokottabb csapat fog a háttérben értetek dolgozni. Ebben a kérdéskörben arra érdemes odafigyelni, hogy az esküvői helyszín ne szorítson bele benneteket abba a helyzetbe, hogy csak az ő esküvői szolgáltatóival dolgozhattok együtt.
A legtöbb esetben ideális szokott lenni, ha az esküvői helyszín a vendéglátás mellett otthont tud biztosítani a szertartásoknak, az esküvői fotózás helyszínének, illetve gondoskodni tud a vendégek elszállásolásáról is. Ha az esküvői helyszín ezekben az esetekben is hozni tudja az általad elvártakat, akkor ezen kapcsolt szolgáltatások igénybevételével megint csak nagyon sok terhet tudnak levenni a válladról, a kérdés újfent az, hogy kizárólag velük kell-e együttműködnötök.
Előfordulhat az is, hogy egy számotokra kedves esküvői helyszín nem tud komplex szolgáltatást nyújtani, de ti mégis beleszerettek, ilyen esetben azt kell fontolóra venni, hogy vállaljátok-e azoknak a szolgáltatásoknak a megszervezését, amelyet egy komplex szolgáltatást nyújtó esküvői helyszín instant biztosítani tudna nektek. Nem lehetetlen küldetés, több esetben bizony meg is éri, viszont több lesz a feladat a szervezés és a lebonyolítás körül.
Ne csak az esküvői helyszínt nézd meg magadnak, hanem azokat is, akik megtöltik azt tartalommal
Megint csak tapasztalatból írom, hogy a pároknak legtöbbször nem az esküvői helyszín adottságaiból fakadó problémái szoktak lenni a nagy napon, mert a legtöbb problémát, vagy galibát inkább a menedzsment, vagy a kiszolgáló személyzet szokta okozni. Nagyon sok szakember hagyta ott mostanában a vendéglátást, így még a legjobb rendezvényhelyszíneket is nehéz feltölteni olyan szakemberekkel, akik minőségi szolgáltatást tudnak nyújtani. Hiába a gyönyörű környezet, hiába a jó adottságok, mindezt könnyen tönkre tudja tenni egy inkompetens, esetleg egy goromba személyzet. A foglalás előtt mindenképpen érdemes rákérdezni a menedzsment szakmai múltjára, hogy a csapat mióta dolgozik együtt, illetve érdemes figyelni arra is, hogy egy-egy egyedi kérésre hogyan reagálnak. Ha már a foglalás előtt sem működik a kémia a menedzsmenttel, akkor higgyétek el, hogy ez később sem lesz jobb, ezért az ilyen helyszíneket el kell engedni, legyenek bármilyen jók az egyéb adottságaik.
Nézz be az esküvői helyszín csillogása mögé
A vendéglátóhelyek vendégtere és hátsó pályái között nagy különbség van. A vendégtér a vendégek kényelméért és kiszolgálásáért van, míg a hátsó pályákon folyik gyakorlatilag a vendéglátás teljes előkészítő folyamata. A legtöbb vendég a hátsó pályákkal, például a konyhával, az előkészítő konyhával, a hűtőkkel, a raktárakkal, vagy éppen a pincérfolyosóval nem is találkozik, ami teljesen rendjén van. A helyszínnel való egyeztetésekkor, de akár egy helyszínbejárás során azonban lehetőséged nyílhat a hátsó pályák megtekintésére, ami segíthet kialakítani egy kerek képet a helyszínről. Ha ezeken a pályákon rendetlenséget, szervezetlenséget tapasztalsz, vagy akár csak túl nagy a kontraszt a vendégtér és a hátsó pályák között, akkor az legyen intő jel a számodra.
Persze a vendégteret és az ott folyó munkát is tudod ellenőrizni. Például ajánlatkérés előtt el tudsz menni egy ebédre, amely során ki tudod próbálni a konyha fogásait, kialakulhat benned egy kép a felszolgálásról, egy-egy különleges kéréssel tudod tesztelni a hely rugalmasságát, vagy meg tudod nézni például a mosdó állapotát (a mosdó a vendéglátóhelyek Achilles-sarka), és még sorolhatnám. Annyi biztos, hogy az ekkor tapasztaltakból sok mindent le lehet szűrni, még akkor is, ha az esküvőkön esetleg egy teljesen más csapat dolgozik majd. Az esküvői vendégeitek nagyjából arra a figyelemre számíthatnak majd, mint amit egy ilyen próba alkalom alatt megtapasztalsz, ezt mindig vedd figyelembe a döntésed előtt.
Az egyszerre párhuzamosan több esküvőt lebonyolító esküvői helyszínek kérdése
Vannak olyan esküvői helyszínek, amelyek a tárgyi és személyi feltételeikből adódóan egyszerre párhuzamosan több esküvőt is képesek lebonyolítani. Ezekkel a helyszínekkel a nagy általánosságban nincs jó tapasztalatom, viszont az is hozzátartozik az igazsághoz, hogy egy-egy kivételesen jól lebonyolított esküvőt is éppen ilyen helyszíneken tapasztaltam meg az esküvői fotós karrierem során. Általában ezek az esküvői helyszínek szépen meg tudják oldani a párhuzamos esküvők vendéglátását, problémát inkább a násznépek elszeparálása szokta jelenteni, több olyan esetet is láttam, amikor a különböző násznépek tagjai zavarták egymást a helyszín közös használatú területein. Éppen ezért azt tanácsolom, hogyha nem kaptok meggyőző biztosítékot arra, hogy a helyszín megfelelően el tudja szeparálni a ti násznépeteket a veletek párhuzamosan ünneplőktől, akkor inkább válasszatok mást.
Hallgasd meg a mostanában házasodó ismerőseid ajánlásait az esküvői helyszínt illetően
Gyakorlatilag minden esküvői szolgáltatás, így az esküvői helyszín kiválasztása kapcsán is érdemes meghallgatni azoknak a véleményét, akiknek nemrég volt az esküvője. Nem győzöm hangsúlyozni, hogy senkinek nincs olyan releváns tapasztalata az esküvő szervezést illetően, mint a friss házasoknak. Persze a tapasztalatokat és az ajánlásokat konvertáld át a saját igényetekre és lehetőségeidre, de kiinduló pontnak mindenképpen jó lehet egy ilyen ajánlás.
Az esküvői helyszín kiválasztása egy sarokkő az esküvő szervezését illetően, ezért ha ezt a nehéz feladatot sikerül jól megoldanotok, akkor ezzel egy csapásra jó mederbe tudjátok terelni az egész esküvő szervezést. Azt tanácsolom, hogy keressétek a jó értelemben vett profi esküvői helyszíneket, kezdjetek bele nagyon hamar a szervezésbe, mert így még akár versenyeztetni is tudjátok őket. Ezerszer el szoktam mondani, hogy önmagában a csillogással ne hagyjátok magatokat levenni a lábatokról, ha tehetitek, nézzetek bele a kulisszák mögé, és az emberi faktort is vegyétek figyelembe. A rendet és a szervezettséget keressétek legelőször, majd erre építsétek fel a lehetőségeiteknek és az igényeiteknek megfelelően az esküvői helyszín szolgáltatásait.
Torzsa Lajos – esküvői fotós
